实验室信息管理系统

LIMS是实现实验室规范化管理的有效工具,这点已经在诸多实施了LIMS系统的实验室得到了认证,但不同行业的实验室有不同的管理模式和功能,对实验室的信息化要求也不尽相同。不同中又有共同之处,即目前国内各行业的实验室基本上都是遵ISO/IEC17025规范,并且有很多实验室已通过了17025认可,因此实施LIMS系统也是按照17025规范来进行的。近几年来,国内实验室实施LIMS系统的数量在逐年增加,并且在某些行业的实验室中,LIMS系统对管理实验室日常业务工作起到了重要作用,尚未实施LIMS系统的实验室也逐步认识到了LIMS系统的作用,因此都有计划要实施LIMS。

对于即将要实施LIMS的实验室,有以下几点建议:

1、实验室人员应具备基础的计算机应用能力

 LIMS是一个信息应用软件系统,依托实验室内部局域网和服务器系统,管理实验室的日常业务流程及工作内容,实现信息传输与共享,与传统的人工管理模式有很大区别,因此,实验室人员需具备信息化意识,能够操作计算机来输入和编辑各种数据及文件。若实验室人员普遍尚未接触计算机,或没有操作计算机的经历,那么在实施LIMS之前,应先对实验室人员培训计算机操作和文字编辑的能力,在工作人员具备了基础的计算机应用能力后,再考虑实施LIMS。

2、实验室应具有较成形、清晰的工作流程

 实施LIMS系统的一个重要目的是实现实验室日常工作按照标准流程来执行,若实验室目前尚未具备较成形的管理工作流程,各项管理工作随机性很大,这对今后用信息系统来管理实验室会带来很大麻烦。因为,实施信息系统的一个重要基础是工作流程必须要清晰明了,每个人的工作行为必须要按照制定的工作流程来进行,否则得话,工作会在某个环节“卡住”,使流程不能继续,造成工作不能及时完成。因此,在实施LIMS系统之前,实验室应该制定出各项业务工作流程,设计工作表单,使管理工作程序化。

 3、实验室管理者要重视LIMS实施工作

 实施LIMS系统是对实验室人工管理模式一次很大的调整,打破已经熟悉的工作模式,需要工作人员重新学习新知识,接受一个新事物,因此在实施过程中部分人员可能会产生抵触心理。在这个时候,实验室管理者要对有抵触心理的人员进行教育,安排必要的技术培训,使工作人员认识到实验室信息化的重要性,使其能够逐步适应新的工作模式。

LIMS系统是面向实验室整个业务流程,将涉及到各个业务部门,有些业务部门会从本部门工作便利出发,提出一些不符合整体管理的需求,甚至会出现不同部门之间对统一的业务流程不能达成共识,各持己见,争持不下。在这个时候,实验室管理者应同LIMS实施人员进行沟通,讨论需求可行性,在局部服从全局的前提下,采纳合理的、确实可行的建议,并严格要求各部门的业务流程必须符合整体工作流程。

4、制定合理的项目实施范围

LIMS不是万能的,并不是实验室所有工作都是LIMS的管理对象。实验室管理者应该清醒地认识到哪些工作用LIMS来管理,是可以起到提高工作效率、规范工作行为等作用,而哪些工作不是LIMS擅长的,用其它方式会更加有效。因此,在现场开始安装LIMS系统之前,实验室管理者应同LIMS实施人员进行沟通,确定项目实施范围,制定合理的工作计划。若一开始没有明确项目实施范围,会造成实施过程中随时增加新内容,破坏系统预先设计好的整体结构,同时使项目实施进度不能得到有效控制。项目实施过程会牵涉很多部门工作人员的精力和时间,一旦工作进度不能有效控制,会使项目参与人员产生厌倦情绪,项目预期目标也就很难实现了。

 5、项目实施工作责任到人

实验室管理者应任命一名业务熟悉、工作认真负责的人员来负责项目实施工作,落实各项工作任务,控制项目进度。该项目负责人将负责项目参与人员统一进行业务流程讨论、召集工作人员参加定期的工作会议、安排用户方人员收集、整理基础材料、组织操作人员进行技术培训、定期向实验室管理者汇报项目进展情况等工作。LIMS系统实施工作将持续一段时间,需要各个业务部门负责人及技术人员配合实施方工作人员开展工作,包括业务调研、收集及输入各类基础数据、参加技术培训、系统试运行等。在项目实施期间工作人员在完成本职工作前提下,需要抽出一定时间来配合LIMS项目实施工作,对个人而言,增加了工作量,但这是暂时的,等系统正式上线后,他们的工作负荷将得到减轻。因此,实验室管理者必须明确哪些人配合LIMS实施工作,实施过程中具体负责哪些工作,要求每个人需全力配合实施方工作,用户方工作人员对系统有好建议,应向用户方项目负责人报告,汇总整理后,与实施方进行讨论,待项目双方统一意见后,予以采纳。

6、项目实施要遵循循序渐进、逐步改进原则

LIMS管理内容涉及实验室的方方面面,复杂又琐碎,系统建设工作往往难以一步到位,应采取循序渐进策略,让使用人员逐步了解、逐步消化、逐步掌握。项目实施工作要采取统一设计、分块实施原则,先上主流业务模块,在主流模块完成初始化后就投入试运行,让细节问题在运行中暴露。主流模块业务因流程相对复杂,试运行时间需要长一些,在此期间,开始实施辅助业务模块,从而良好控制项目实施进度。

IMS项目开发和实施工作中得出的一些体会,希望对即将实施LIMS系统的实验室管理者有借鉴作用,在实施LIMS项目过程中少走弯路,让LIMS为提升实验室管理水平、规范工作行为起到积极作用。