实验室仪器验收,应该怎么做?

仪器设备在科研过程中的重要地位不言而喻,各个科研院所每年均投入了大量资金用于仪器设备的采购。仪器设备验收是高校固定资产管理、建设工作中连接设备采购和设备使用的关键环节,随着市场经济的发展和高校各项改革的深入,高校仪器设备的采购数量和采购方式都发生了巨大的变化,仪器验收前你要做哪些准备?仪器验收过程中的问题要如何解决?仪器验收有何要求?

blob.png

一、仪器设备验收前的准备

1.签订仪器设备购置合同后,使用单位应预先安排或培训验收技术人员,熟悉厂商提供的技术资料;

2.验收小组应按照所购仪器设备的要求,做好验收的准备工作,如,验收厂所、电源、水源、工作台等;

3.对贵重仪器设备,验收小组应制定验收方案。如果安装、验收有困难,应邀请有关专家、工程技术人员协助安装、验收。

二、仪器验收有何要求

(一)外观检查:

1.检查仪器设备内外包装是否完好,是否标明:

仪器编号、执行标准、出厂日期、生产厂、接收单位,是否是生产厂原厂包装、有无拆封、破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况;

2.检查仪器设备及附什外表有无残损、锈蚀、碰伤等;

3.根据合同,看标识是否有合同外生产厂家的产品;

4.如发现上述问题,应做详细记录,并拍照留据。

(二)数量验收:

1.以供货合同和装箱单为依据,检查主机、附件的规格、型号、配置及数革,并逐件清查核对;

2.认真检查随机资料是否齐全,如,仪器说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证书、保修单等;

3.对照合同看商标,是否有三无产品、贴牌产品、非合同定购品牌产品;

4.做好数量验收记录,写明验收地点、时间、参加人员、箱号、品名、应到与实到数量。

(三)质量验收:

1.质量验收采取全面验收测试,不得抽检和漏检;

2.要严格按照合同条款、仪器使用说明书、操作手册的规定和程序进行安装、试机;

3.对照仪器说明,认真进行各种技术参数测试,检查仪器的技术指标和性能是否达到要求;

4.对照货物的技术指标和科研、教学需要,教学仪器可参考标准如:《中华人民共利国教育行业标准》,各地方也有相关标准,如山东地区[(《初中理科教学仪器配备标准》JY/T0386-2006)、(《小学数学科学教学仪器配备标准》JY/T0388-2006)]及《山东省中小学实验室建设与配备标准(试行)》执行验收,只允许向上偏离,不能向下偏离;

5.质量验收时要认真做好记录。若仪器出现质量问题,应将详细情况作出书面记录。视情况决定是否退货、更换或要求厂商派员检修。

三、仪器验收程序

1、仪器设备到县区后,由配送公司和厂方代表进行外观检查和数量验收。有问题的仪器设备,不得配送至学校;

2、由配送公司分配到学校后,学校当场进行数量验收和外观检查。并签发货物收到凭据。数量不符、拆封、破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况的不予接收;

3、按批量由县区验收小组会同学校验收小组开箱按厂商诸件诸项验收,并详细填写《仪器设备验收单》;

4、仪器设备验收合格后,项目单位须在规定验收期限内,持《仪器设备验收单》办理固定资产登记入帐手续,及时上架;

5、经验收不合格的仪器设备,必须在规定验收期限内持《仪器设备验收单》及时以书面形式向供应商提出,应在一周内作出反应,15天内予以调换合格产品。

四、仪器验收中存在的问题

1、采购方式的变化使仪器设备验收工作难度加大

①政府采购的全面介入,使采购工作步入了新的轨道。政府采购相对旧有的自行采购而言更加公开、公平、公正,采购程序更加规范,采购结果也更具权威性。政府采购通常会采用大批量、捆绑式的运作方式来降低采购成本,但此类运作方式会增加采购中间环节,增加仪器设备验收工作中的部门沟通工作的工作量。

②供应商资质门槛的提高有时会造成需要跨地区甚至跨省供货的情形,距离的拉大带来的是高校与供货商沟通难度的增加,无形中也增加了验收工作的难度。

2、高校人事岗位配置对仪器设备验收工作产生一定的影响

各高校对实验室与设备管理处工作人员的岗位配置各有不同;

编制充足的高校在实验室与设备处下设置了专门管理仪器设备验收工作的科室,由专人专管该项工作;

但大多数高校的编制并不充足,甚至有的高校没有设置实验室与设备管理处这一部门,相关的工作职责由教务处下设的科室承担;

人员编制的紧张,会增加仪器设备验收工作日程安排的困难,也会使验收工作的质量“缩水”。

五、对策和建议

结合自身参与仪器设备验收管理工作的经验,笔者认为可在以下几个方面进行努力,从而解决验收工作中存在的问题。 

提高这两类人员的素质,应从两方面着手:

(1)从人员配备方面:0 

实现老、中、青相匹配的正态分布格局,充分调动年轻同志的工作积极性,充分发挥中老年同志的经验优势,做到优势互补。创造相互信任、和谐严谨的工作氛围,充分调动各种积极因素,各个岗位精诚协作,工作互补,服务到位,关系融洽,使仪器设备验收工作赢大家的一致认可。

(2)从知识层次提升方面:

培养过程是建立和使用一支精干高效管理团队必不可少的阶段。注重在日常工作中创造各种学习机会,加强理论培训,鼓励管理人员参加深造,提升学历、学位层次。订购一些与专业相关的杂志资料,供管理人员学习和参考,并鼓励撰写论文,从而提高理论修养。由于我校以培养应用型人才为主,故参与实验室项目建设的教师和实验室工作人员都需要在实践中学习,通过亲自动手实践来掌握各类实验仪器的性能和使用方法,同时也提高了自身的素质。

(3)优化采购人员队伍:

规范采购过程仪器设备采购环节与验收环节紧密相扣,采购方式是否合理,采购合同是否规范,采购人员在采购过程中是否公平公正,都会直接影响后期的仪器设备验收工作。在仪器设备验收过程中,相关的合同技术指标条款是技术验收是否合格的重要指标,这些指标在前期论证调研的基础上,经过采购过程中供需双方确认一致,最终在合同中形成明文条款。采购过程中采购人员对技术指标的把握程度会直接影响到这些指标作为验收标准的可依赖度。同时,政府采购带来大量的部门沟通工作,也对高校采购从业人员的素质提出了较高要求。