实验室样品应该如何管理

    实验室样品管理已经被纳入CMA计量认证的考核内容。实验室样品的管理主要包括样品接收、样品流转、样品保存、样品处理及样品的识别等各个环节。检验样品的有效性、完整性直接影响样品检验结果的准确性。

  为符合检验要求,并且便于检验结果复查,现结合计量认证工作对样品的管理各个环节进行以下讨论。从如下9个方面我们来分析实验室的样品管理:

  1样品的采集

  样品应具有代表性。以样品的结果说明总体的情况,对总体作出结论。采样遵循如下原则:

  a)代表性:

  采样时应特别注意克服和消除各种因素的影响,使样品最大限度地接近总体情况,保证样品对总体有充分的代表性。

  b)可获性:

  某些情况下,样品可能不具备代表性,而是由其可获性所决定。

  c)公证性:

  采样必须保证公正,由具有资格的人员(接受过采样培训且考核合格的人员)进行。必要时在现场与受检单位陪同人员一起签封,并做好现场采样记录。填写样品采集记录表,双方签字确认。

  2样品的接收

  a)填写委托书

  无论抽检还是送检样品首先应由委托方填写“样品检验委托书,一般委托书一式二份,一份留检验机构存档,一份交委托方作为领取报告凭证。

  b)审核委托书

  接收人员应审核样品检验委托书填写是否规范,是否有空项,手续是否齐备,资料是否完整,标准引用是否正确、适宜。

  c)核查样品

  样品应与“样品检验委托书”填写内容一致。样品包装应完好,如不完好应有文字记录。送检样品数量应符合检验、复验、仲裁的要求,如送检样品仅为检验样品应有文字说明。

  d)正式受理

  样品接收人员在“样品检验委托书”上签字并承诺出具报告日期。

  3样品的编号

  为保证检验样品溯源,原则上一份样品给予一个唯一性编号(CNAS的要求是避免混淆,并不是要唯一性编号,当然唯一性编号肯定也满足要求)。对于同一事件的若干样品可视为一份样品给予一个编号。样品编号可由年份、样品类别代码和样品序号组成(或者其他的适合实验室的编号)。为保证样品编号的唯一性,一般由样品接收部门负责统一编制,或者有LIMS的实验室可以由系统生成。

  4样品的识别

  样品的识别包括唯一性编号(样品受理编号)和样品不同试验状态(未检、在检、检毕、留样)标识。对检毕样品应有“检毕”、“合格”、“不合格”标识。对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别,以确保每个包装的唯一性。样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上。

  5样品的流转

  样品受理后,由承办人根据客户“样品检验委托书中的要求,向检测部门(人员)下达“样品检验交接单”,并通知检测室样品管理员取待检样品。检测室样品管理员在交接时应核查样品状况并在“样品检验交接单”上签收认可。样品传递到检测室后由检测室样品管理员统一登记。未检、在检、检毕样品应分别存放。检测员领取样品作试验时,样品识别号不得改变。样品在流转和检测过程中应加以防护.避免受到非检测性损坏或丢失。

  6分包样品的管理

  对外提供给分包实验室的样品,在交付前应检查样品完好性,交付分包实验室的样品应有对方接收凭证。分包管理部门应做好分包样品的登记工作。分包方应有保护样品完整性的措施,做好样品的标记和保管。

  7样品的贮存、保管

  样品贮存、保管应设有专门的样品窒并配备合适的设施。样品室由样品管理员专人负责,限制出入。样品贮存环境应安全,无腐蚀,清洁干燥且通风良好,有温湿度监控。对要求在特殊环境条件下贮存的样品,应严格控制环境条件,环境条件应定期加以记录。留样应按照规定数量、品种执行,以备复检、仲裁用。腐蚀性、易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放,做出明显标记。样品管理员要对留样样品认真进行验收登记,不同性质的样品分类保存。

  8样品的处理

  报告发出后留样样品留样期不得少于报告投诉反馈时间,对超标样品和特殊样品如有必要可重点延长留样期,检毕样品处理分以下几种处理方式:

  (1)客户要求领回的样品,在留样期满后,客户可领回。客户领回样品时.领样员需凭“样品检验委托书”到样品室,由样品管理员办理退样手续。客户需提前(留样期内)领回样品时,应在样品检验委托书上签注“对本检测报告无异议”之后,方可由样品管理员办理退样手续

  (2)对留样期已过的客户委托处理样品,应按客户填写的要求处理。必须监护处理的样品,样品管理员必须按规定办法监护处理,防止污染环境及造成危害,监护处理应有记录。

  9样品的保密

  对委托方的样品、数据、资料和有关信息进行严格的保密。